Efektywne zarządzanie czasem – czy technologia może nam pomóc?

Jak planować, by nie zwariować? 

Nauka efektywnego zarządzania czasem potrafi przynieść bardzo dużo korzyści. Przede wszystkim zdejmujemy z siebie stres, że o czymś zapomnimy. Już samo zapisanie listy zadań pozwala nam oczyścić głowę z nagromadzonych w niej myśli, a także odzyskać większe poczucie kontroli. Planując dzień, tydzień czy miesiąc wiemy, jakie sytuacje na pewno się wydarzą i z łatwością możemy zaobserwować przestrzeń na dodatkowe działania. Ważnym jest jednak, by dostosować planowanie do swoich indywidualnych potrzeb. Nie każdy czułby się dobrze mając rozpisany cały dzień, co do godziny, do tego skrupulatnie zaplanowane posiłki czy czas na odpoczynek. W planowaniu nie trzeba też być idealnym, można je wdrożyć np. tylko do jednego z wybranych aspektów swojego życia.  

Badania pokazują, że osoby, które mają potrzebę organizacji, czują satysfakcję ze skreślania wykonanych punktów z listy zadań. To mały zastrzyk endorfin i chodzi o to, żeby go poczuć. 

Po prostu zacznij! 

Nie trzeba specjalnie przygotowywać się do planowania. Wystarczy kartka (a najlepiej dwie!) i długopis. Ekspertka od organizacji Agnieszka Krakós-Gorący, w najnowszym odcinku podcastu Smart Domowe Rozmowy by Somfy podpowiada, że najlepiej zacząć planować dwutorowo – w wariancie miesięcznym i tygodniowym. W pierwszej kolejności rozpisujemy to, co wiemy, że na pewno musi się wydarzyć – wizyty u lekarza, dodatkowe zajęcia dzieci, czas na dojazdy. To pozwoli nam o niczym nie zapomnieć i uniknąć kolizji planów. Oczywiście zamiast kartki możemy skorzystać z technologii – kalendarza w telefonie czy specjalnych aplikacji na smartfony.  

Cztery obszary organizacji (wg Agnieszki Krakós-Gorący) 

Jak zdradza Agnieszka Krakós-Gorący – warto podzielić organizację na 4 główne obszary:  

1. czas – jest najważniejszy, jeśli nie mamy czasu, to nic innego nie zrobimy;  
2. budżet – planowanie finansów i obszar zawodowy;  
3. my – nasze hobby, zdrowie, odpoczynek i obszar rodzinny;  
4. dom – wszelkiego rodzaju obowiązki domowe, również te, które długo odkładamy (jak np. uporządkowanie tej jednej szuflady „ze wszystkim”).  

Kluczowym jest, by nie próbować ogarnąć wszystkiego na raz. Warto rozważyć, który z obszarów sprawia nam najwięcej kłopotów, najczęściej powoduje nerwowe sytuacje i zacząć właśnie od niego. Również nie trzeba zmieniać całego obszaru za jednym razem – na początek wybierzmy jedną rzecz, nad którą chcemy popracować, a potem stopniowo dodawajmy kolejne. 

Smart home, a zarządzanie czasem 

Mając możliwość zautomatyzowania pewnych codziennych czynności, które rutynowo się powtarzają, a zabierają nam czas, warto z niej skorzystać. Taką szansę dają m.in. urządzenia smart home. Dzięki technologiom możemy chociażby zaplanować scenariusz naszego codziennego wyjścia z domu do pracy. Coś, co kiedyś wydawałoby się absurdalne i nie do pomyślenia, dziś okazuje się być sporym ułatwieniem. Jak mówi Agnieszka Krakós-Gorący – nasi dziadkowie zmagali się z niedoborem bardzo wielu rzeczy – my się zmagamy z nadmiarem. Dotyczy to nie tylko dóbr materialnych, ale też informacji, które zewsząd do nas napływają. W tym ciągłym pędzie i natłoku danych, które nasz mózg musi przetworzyć, łatwo jest zapomnieć o czynnościach, które wykonujemy automatycznie. Dlatego warto jest odciążyć głowę i skorzystać z pomocy technologii.